Conferencias telefónicas: consigue reuniones más cortas y productivas

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Conferencias telefónicas: consigue reuniones más cortas y productivas

Una de cada dos reuniones es improductiva o supone una pérdida de tiempo, según la investigación de Atlassian. Esto se refleja en una media de 31 horas perdidas al mes, la mayoría de las cuales se dedican a conferencias telefónicas. No sorprende entonces que el 82 % de los profesionales en EE. UU. y Reino Unido afirme que su productividad baja con las llamadas. Y, sin embargo, para muchos de nosotros esas llamadas son cada vez más habituales. Los estudios de Regus muestran que, como media mundial, la mitad de los empleados trabajan fuera de la oficina dos días y medio o más por semana (porcentaje que supera incluso el 60 % en Brasil y México). Esto se combina con el hecho de que las empresas de crecimiento rápido optan cada vez más por el trabajo a distancia y nearshoring (en un país cercano), para así incrementar su escalabilidad (los ingresos y beneficios aumentan, pero los costes se mantienen bajos), por lo que las reuniones no siempre se pueden celebrar en la empresa.

Pero tus llamadas no tienen por qué ser largas, ni una pérdida de tiempo. Aquí explicamos cómo lograr que sean cortas, productivas y estén bien enfocadas (además de algunas alternativas a dedicar tiempo al teléfono).

Llamadas más cortas

  • La planificación es clave. Es importante organizar una llamada como si fuera cualquier otra reunión. Se aconseja enviar una lista de objetivos y temas a tratar por anticipado, con el tiempo asignado para cada uno. Es conveniente que alguien modere la conversación para que no se salga de las cuestiones previstas y se respeten los tiempos. Por último, es recomendable hacer un resumen de lo que se ha hablado y determinar acciones futuras.
  • Simplificación del proceso. Los estudios indican que el 23 % de una conferencia telefónica se desperdicia con cuestiones irrelevantes (muchas veces se incorporan interlocutores a cuentagotas y se ponen a saludar). Si solo se incluyen las personas realmente necesarias para la conversación y después se distribuyen notas con los puntos clave, se puede reducir muchísimo la duración de la llamada y centrarse en los temas a tratar.

¿Cuáles son las otras opciones?

  • Sacar partido a los espacios de trabajo flexibles. Los business lounges o las salas de reuniones con planes flexibles te permiten celebrar esas reuniones presenciales importantes en las ubicaciones más adecuadas para tus empleados, sin necesidad de hacer una inversión permanente.
  • Aprovechar la tecnología al máximo. Las salas de videoconferencia minimizan las distracciones que puedan surgir por otras tareas y no dejan lugar a dudas sobre quién está hablando. Las llamadas de seguimiento semanales, en las que a lo mejor solo tienes que comentar un par de cosas, pueden sustituirse a veces por documentos actualizados y compartidos en la nube. De este modo, cada uno puede anotar su progreso concreto sin que participen todos a la misma hora.